VERBALE RIUNIONE 04/02/2010 - work in progress Fuori La Maschera 3 -

giovedì 4 febbraio c'è stata la prima riunione operativa per la festa di Carnevale 2010.
presenti 8 persone...troppo poche per organizzare una festa del genere, si richiede più partecipazione!
c'è stata una suddivisione dei compiti per tutte le questioni operative da affrontare:
- lunedì 8/2 in giunta decideranno ufficialmente se concederci l'autorizzazione per la festa e l'eventuale patrocinio...Elena e Alby si terranno in contatto con l'assessore Maggio per essere sicuri che sia tutto ok
- Elena e Alberto si dividono anche tutte le questioni burocratiche, permessi, rapporti con comune, rapporti con il CM Basket per la palestra (sapremo settimana prossima da che ora di venerdì a che ora di domenica abbiamo accesso alla palestra) etc etc
- per la SIAE il delegato è Angy
- per trovare l'impresa di pulizie il delegato è Elena (anche quella dell'anno scorso può andar bene, basta che capiscano il giorno e l'orario in cui devono venire!)
- per la spesa alcolica (e non) si è deciso di prendere tutto in conto vendita dallo stesso fornitore dell'Hawaian Party. Elena ha un resoconto di ciò che è avanzato alla scorsa festa mentre la Tamy ci farà avere la bolla con le quantità precise acquistate l'anno scorso così da poter far partire già l'ordine. la persona che si occuperà di tenere i rapporti col fornitore è Arrigo, che farà anche l'ordine, ovviamente. si accettano volontari per dare una amano, anche perchè alcune cose verranno comprate al supermercato normalmente
- per l'allestimento il responsabile è Alby; si è deciso di comprare teli e vernice per rivestire le 2 pareti lunghe della palestra + i soliti palloncini; a partire da questo weekend ci saranno riunioni extra per preparare tutto il materiale per l'allestimento della palestra. SI RICHIEDE LA COLLABORAZIONE DI TUTTI NELL'ALLESTIMENTO perchè c'è tanto lavoro da fare!
- dei flyer se ne è occupato Zambo...sono pronti, bisogna solo aggiungere 2 numeri di telefono di riferimento da chiamare per avere le prevendite (Alby e Tamy)...si è deciso di stampare meno volantini dell'anno scorso se è possibile, perchè ne abbiamo buttati almeno 2000! fate girare il file appena ricevete quello definitivo, specificando che quest'anno epr entrare servono le prevendite (5 euro con consumazione...chi ha la tessera di Fuori La Voce entra gratis con 1 consumazione ma deve cmq ritirare la prevendita)
- anche le prevendite saranno preparate da Zambo. la gente che le richiede può ritirarle tutti i mercoledì al Gulliver alla serata universitaria dalle 21.30 alle 23 e tutti i giovedì al cag dalle 21.30 alle 23. sono 2 mercoledì e 2 giovedì prima della festa, qualcosa venderemo. poi appena saranno pronte cmq ce le dividiamo tra di noi così ognuno le vende a chi vuole!
saranno preparate una 20ina di prevendite speciali (di colore diverso e la scritta FREE) per gli sponsor della festa; saranno come dei pass open bar, loro con quella entrano e bevono quanto vogliono (avremo cmq l'elenco delle persone di ogni sponsor che hanno diritto a questo pass speciale e glielo consegneremo all'ingresso.
- Dj Fili e Dj Furna saranno contattati da Alby per la musica. anche Zambo si è reso disponibile a riguardo.
- Guido creerà l'evento su FB appena abbiamo il flyer definitivo. spammate!
e cercate di essere più numerosi giovedì prossimo!!